آمادهسازی خود برای اجاره (GETTING YOURSELF READY TO LEASE)
همانطور که هنگام خرید رستوران مراحلی برای آمادهسازی وجود دارد، در اجاره نیز باید خودتان را برای گرفتن یک قرارداد خوب آماده کنید. اگر شما یک مالک هستید که قصد اجاره دادن فضای رستوران خود را دارید، باید بهترین مستأجر ممکن را پیدا کنید. به نکات زیر توجه کنید:
- سوابق مالی خود را مرتب کنید. مالک میخواهد بداند که کسبوکار شما درآمد کافی برای پرداخت اجاره دارد. باید آماده باشید تا سوابق مالی جاری و گذشته شامل صورتحسابهای بانکی را نشان دهید. نگذارید او مجبور شود درخواست کند؛ همه چیز باید مرتب و آماده باشد.
- گزارش اعتباری خود را پاکسازی کنید. اگر در سابقه اعتباری شخصیتان لکهای وجود دارد، آن را رفع کنید. یک نسخه از گزارش اعتباریتان دریافت کنید و همین امروز برای بهبود آن اقدام کنید. سه مؤسسه اصلی گزارش اعتبار:
- Equifax — www.equifax.com — 800-685-1111
- Experian — www.experian.com — 888-397-3742
- Trans Union — www.transunion.com — 800-888-4213
- نسخهای از گزارش اعتباری در دست داشته باشید. دسترسی آسان به اطلاعات، کار مالک را در سرعت بخشیدن به قرارداد اجاره راحتتر میکند.
- یک نامه مرجع به پروندهتان اضافه کنید. از مالکین فعلی یا قبلی خود نامه مرجع بگیرید. این موضوع خیال مالک جدید را راحت میکند.
- فهرست مالکین قبلی و شماره تماس آنها را داشته باشید. مالک میخواهد بداند در گذشته کجا اجاره کردهاید و چگونه میتواند با آنها تماس بگیرد.
- اظهارنامه مالیاتی کسبوکار. کپی اظهارنامههای مالیاتی رستوران برای دو یا سه سال گذشته آماده داشته باشید.
- اظهارنامههای مالیاتی شخصی. اظهارنامههای شخصیتان نیز بررسی خواهد شد، آنها را نیز اضافه کنید.
- نسخهای از طرح کسبوکار خود را آماده کنید. این به مالک کمک میکند چشمانداز و برنامههای بلندمدت شما را درک کند.
- اگر مزیتی دارید، آن را پررنگ کنید. یک مالک همیشه به دنبال مستأجرانی است که برای سایر مستأجران مجموعه نیز ارزشآفرینی کنند. رستوران شما یک مزیت قوی است؛ آن را به رخ بکشید!
قدرت کلمات (THE POWER OF WORDS)
کلمات میتوانند ما را در هر شرایطی به دردسر بیندازند. در مسائل املاک، کلمات اهمیت ویژهای دارند. هنگام نوشتن نامههای قصد اجاره یا در فرآیند مذاکره بر سر اجارهنامه، بسیار دقت کنید:
- مزایا و معایب نوشتن نامه قصد (Letter of Intent) را بسنجید. این نامه زمانی نوشته میشود که شما و مالک تصمیم به همکاری گرفتهاید. نامه قصد، شرایط و ایدههای توافقی را ثبت میکند.
- ممکن است نامه قصد الزامآور تلقی شود. گرچه میتواند مفید باشد و زمینه مذاکرات روان را فراهم کند، اما اگر الزامآور دیده شود، خطرناک است. بنابراین حتماً قبل از ارائه، وکیل شما آن را بررسی کند.
- از عباراتی مثل “ما توافق کردیم” پرهیز کنید. این زبان شما را مقید میکند. فقط تأیید کنید که چه چیزی مطرح شده، نه اینکه چیزی قطعی شده است.
- نامههای قصد مالک را با دقت بخوانید. اگر عباراتی وجود داشت که توافق را قطعی جلوه میداد، فوراً اقدام کنید و نامهای ارسال کنید که بیان کند هنوز هیچ توافق قطعی نشده است.
- باید بتوانید مفاد قرارداد را تغییر دهید. اگر در نامه قصد ذکر شود که اجارهنامه توسط وکیل یا مالک تنظیم خواهد شد، نپذیرید. باید حق افزودن یا حذف بندها را داشته باشید.
- خودتان را در تنگنا قرار ندهید. همیشه از یک وکیل یا کارگزار مجرب کمک بگیرید. چیزی که به نظر ساده میآید ممکن است تعهدی گرانقیمت و قانونی باشد.
- با صاحبان رستورانهای دیگر مشورت کنید. تجربه آنها میتواند شما را از مشکلات کلمات و بندهای قرارداد نجات دهد.
- با دیگر مستأجران همین مالک صحبت کنید. ممکن است اطلاعاتی ارزشمند درباره روش کار مالک به شما بدهند.
- با وکیل خود همه بندهای قرارداد را بررسی کنید. هیچگاه بدون مشورت با وکیل امضا نکنید.
- وکیل را زود درگیر کنید. منتظر نمانید تا شب قبل از جلسه امضا.
تغییر چهره فضای شما (CHANGING THE FACE OF YOUR SPACE)
بعید است ملکی پیدا کنید که دقیقاً همانطور که میخواهید باشد. پیش از اجاره، مشخص کنید چه کسی مسئول تغییرات و بهبودها خواهد بود.
- همه توافقات درباره تغییرات را مکتوب کنید. زبان قرارداد باید شفاف باشد تا نیازی به اثبات بعدی نباشد.
- حفظ آنچه متعلق به شماست. “وسایل تجاری” (Trade Fixtures) تجهیزاتی هستند که شما خریدهاید و بخشی از کسبوکار شماست. اگر این وسایل به ساختار ملک متصل شوند، ممکن است مالک شما را مجبور به置گذاشتنشان کند. تنها راه دفاع، درج بند دقیق در قرارداد است.
- توافق جداگانه درباره تغییرات. اگر تغییرات زیاد است، یک توافقنامه جداگانه تهیه کنید.
- از عبارت “As is” دوری کنید. اگر قرارداد، ملک را “همانطور که هست” تعریف کند، یعنی مشکلاتی دارد و مالک میخواهد هزینهاش را گردن شما بیندازد.
- الزامات فرانچایز را در نظر بگیرید. اگر رستوران شما بخشی از یک فرانچایز است، حتماً الزامات طراحی و چیدمان آن را در قرارداد پوشش دهید.
تعریف شفاف وظایف (CLEARLY DEFINE WHO DOES WHAT)
اطمینان حاصل کنید که «چه کسی مسئول چه چیزی است» در قرارداد اجاره به وضوح مشخص شده باشد. حتی اگر گفتگوها روشن بودهاند، همه چیز را مکتوب کنید تا از هزینههای غیرمنتظره جلوگیری شود.
- شما باید انتظار داشته باشید که مالک هزینه تمام بهبودهای سرمایهای (Capital Improvements) را بپردازد. بهبودهای سرمایهای تغییراتی هستند که به طور دائمی ملک را تغییر داده و ارزش بازار آن را افزایش میدهند. از آنجا که مالک پس از شما نیز از این تغییرات بهرهمند خواهد شد، باید او هزینه را تقبل کند.
- شما باید انتظار داشته باشید که هزینه تمام بهبودهای غیرسرمایهای (Non-Capital Improvements) را خودتان بپردازید. این تغییرات فقط مخصوص رستوران شما هستند و مستأجران آینده از آنها استفادهای نخواهند کرد.
- برنامهریزی برای هزینه بیمه اقدامی هوشمندانه است. بسیاری از مالکان از شما میخواهند چند نوع بیمه مختلف، از جمله بیمه مسئولیت داشته باشید. حتی اگر مالک اجباری نداشته باشد، بیمه لازم است. به شدت توصیه میشود که رستوراندار بیمه کارگران و بیمه مسئولیت، بهعلاوه سایر بیمههای ضروری داشته باشد.
- مالک باید هزینه هر کار سازهای روی ساختمان جدید را بپردازد. اگر ساختمان تازهساز است و هنگام امضای قرارداد همچنان در حال ساخت میباشد، مطمئن شوید که هزینههای ساخت و ساز را شما پرداخت نکنید. این هزینهها وظیفه مالک است، نه شما.
- افزودن بند «خسارت مقطوع (Liquidated Damages)» به قرارداد را در نظر بگیرید. اگر مالک در تکمیل بهبودها تأخیر داشته باشد و تاریخ افتتاح شما به عقب بیفتد، باید حق دریافت خسارت داشته باشید. مبلغ جبران باید در قرارداد ذکر شود. درباره جزئیات با وکیل خود مشورت کنید.
- نگرانیهای مربوط به فرانچایز. اگر توسط فرانچایزر ملزم باشید که در تاریخ مشخصی رستوران را افتتاح کنید، باید مطمئن شوید که مالک نیز از نظر قانونی به همان تاریخ پایبند باشد، بهویژه اگر مسئول بخشی از بهبودها یا تغییرات است.
- برای آینده برنامهریزی کنید. ممکن است در آینده نیاز به تعمیر و نگهداری وجود داشته باشد. توافق کنید که کدام هزینهها بر عهده شما و کدام بر عهده مالک خواهد بود. این توافقات باید در قرارداد ذکر شوند.
درک قرارداد اجارهنامه (UNDERSTANDING YOUR LEASE AGREEMENT)
در قرارداد اجاره، بخشها یا بندهای متعددی وجود دارد. برخی سادهاند، مثل نام طرفین و مبلغ اجاره، اما برخی بسیار مهماند:
- تغییرات و تعمیرات. اگر تغییرات زیاد است، شاید نیاز به یک سند جداگانه داشته باشید.
- مدتزمان (Term). مدت شروع و پایان قرارداد را مشخص میکند. مطمئن شوید چه زمانی شروع به پرداخت اجاره میکنید، بهخصوص اگر کارهای ساختمانی هنوز تمام نشده باشد.
- پارکینگ. رستوران باید پارکینگ کافی داشته باشد. این موضوع را به وضوح در قرارداد قید کنید.
- بیمه. با وکیل و کارگزار بیمه خود مشورت کنید؛ ممکن است لازم باشد بیش از چیزی که مالک درخواست کرده، بیمه داشته باشید.
- هزینههای آب و برق (Utilities). باید روشن شود که چه کسی مسئول پرداخت است.
- زیر اجاره (Subletting). آیا اجازه دارید ملک را به دیگری اجاره دهید یا نه.
- سلب مالکیت (Condemnation). حقوق شما در صورتی که ملک توسط دولت مصادره شود.
- قصور و جریمهها (Defaults and Remedies). پیامدهای نقض قرارداد توسط هر دو طرف باید روشن باشد.
- تخریب (Destruction). اگر کل یا بخشی از ساختمان تخریب شود چه اتفاقی میافتد.
- ودیعه (Deposit). میزان ودیعه موردنیاز.
- تمدید (Hold Over). اگر بعد از پایان قرارداد نخواستید ملک را تخلیه کنید، شرایط چیست.
- استفاده از ملک (Use of Premises). دقیقاً تعریف میکند که چگونه میتوانید از ملک استفاده کنید.
- مالیات (Taxes). جزئیات مالیاتها و مسئول پرداخت.
- تعمیر و نگهداری مستمر (Ongoing Maintenance). برای قراردادهای بلندمدت باید مشخص شود که چه کسی هزینههای آتی را میدهد.
- اختیارات (Options). شامل گزینههایی مثل خرید یا گسترش ملک.
- ضمانت (Guaranty). ممکن است مالک درخواست ضامن کند.
- حل اختلاف (Dispute Resolution). روش حل اختلافات، معمولاً خارج از دادگاه.
اجاره در مقابل مالکیت (LEASE VERSUS OWN)
- اجاره هزینه اولیه کمتری دارد و ممکن است مزایای مالیاتی داشته باشد. جابهجایی هم آسانتر است.
- اما باید به موارد زیر توجه کنید:
- مدت قرارداد (۵ یا ۱۰ سال معمول است).
- نوع اجاره (Gross Lease = شامل مالیات و بیمه / Net Lease = هزینهها جداگانه).
- مبلغ ودیعه و شرایط بازپرداخت.
- متراژ دقیق ملک.
- مسئولیت بهبودها و تعمیرات.
- امکان تمدید یا توسعه.
- شرایط فسخ قرارداد.
- نحوه حل اختلاف (میانجیگری یا داوری).
- تفاوت اصلی با اجاره مسکونی: قراردادهای تجاری مشمول قوانین حمایت از مصرفکننده نیستند. بنابراین ودیعه و شرایط به طور کامل قابل مذاکره است و باید بند به بند بررسی شوند.
- تابلو و رقابت. مطمئن شوید اجازه نصب تابلو دارید و از رقابت مستقیم محافظت میشوید.
- استفاده از کارگزار اجاره. کارگزاران میتوانند در یافتن ملک مناسب کمک کنند.
- وکیل الزامی است. هرگز قبل از بررسی وکیل قرارداد را امضا نکنید.
دسته بندی ها: راهنمای مدیریت رستوران
