سازماندهی فعالیتهای پیش از افتتاح (ORGANIZING THE PRE-OPENING ACTIVITIES)
افتتاح یک رستوران یا هر کسبوکار دیگری آزمون بزرگی از تواناییهای سازمانی و مدیریتی هر فرد است. بسیار ضروری است که با کارکنان کلیدی خود بهخوبی ارتباط برقرار کنید. بهترین راه برای این کار استفاده از فرم موجود در پایان این فصل است. پیگیری کنید که چه وظایفی باید تکمیل شوند، چه کسی مسئول آنهاست و چه زمانی باید به اتمام برسند. برای انجام وظایف و پروژهها زمان کافی اختصاص دهید. حتی سادهترین کار ممکن است شبکهای از گرهها و تأخیرها را آشکار کند. مسئولیتها را هر زمان که امکانپذیر است واگذار کنید، اما بیش از همه سازمانیافته بمانید. آرامش خود را حفظ کنید و با افراد و مشکلات بهطور متعادل و ثابت برخورد کنید، و در این صورت شروع خوبی خواهید داشت.
موارد با اولویت اول (FIRST PRIORITY ITEMS)
موارد پیشنهادی که باید مدتها قبل از تاریخ افتتاح تکمیل شوند:
- ثبت نام و شماره رستوران در دفترچه تلفن و صفحات زرد.
- سفارش و نصب دستگاه ساعتزن کارمندان یا نرمافزار مناسب.
- زمان لازم برای ارسال و تحویل موارد زیر را در نظر بگیرید:
- ظروف چینی، میزها، صندلیها، سرویسها
- کارد و چنگال
- تجهیزات
- گاوصندوق برای دفتر
- چاپ: منوها، اوراق رسمی، کارت ویزیت، کبریت و دستمال سفره
- تهیه فهرستی از همه پروژههای ساختمانی شامل: چه کسی آنها را تکمیل میکند، چه زمانی تکمیل خواهند شد، و فهرست مواد مورد نیاز.
- نصب یک تقویم بزرگ روی دیوار شامل مهلتها، زمان تحویلها، تکمیل پروژههای ساختمانی، نصب تجهیزات، جلسات و تاریخ افتتاح.
- تماس با گالریهای هنری یا گروههای هنرمندان در منطقه؛ ممکن است بتوانند آثار هنری برای نمایش در رستوران بهصورت امانی تأمین کنند.
تبلیغات پیش از افتتاح (PRE-OPENING PROMOTION)
در ادامه چند ایده تبلیغاتی پیش از افتتاح شرح داده شده است. تفاوت مشخصی میان تبلیغات و آگهی وجود دارد. تبلیغات به معنای ایجاد علاقه به یک پروژه جدید معمولاً با هزینه کم یا بدون هزینه است. هرچه زودتر، تابلو رستوران جدید یا یک تابلوی موقت با نام رستوران جدید، نوع رستوران، ساعات کار و تاریخ افتتاح نصب کنید. مردم به آنچه در محلهشان رخ میدهد علاقهمند هستند؛ به آنها موضوعی برای صحبت بدهید.
- با نمایندگان تبلیغاتی روزنامههای محلی ملاقات کنید. هزینه تبلیغات را مشخص کنید و به انتشار یک خبر درباره رستوران بیندیشید.
- مقدار زیادی کبریت و کارت ویزیت رستوران آماده داشته باشید؛ آنها منبع عالی تبلیغات هستند.
- به دفتر بهتر کسبوکار (Better Business Bureau) و اتاق بازرگانی محلی بپیوندید. علاوه بر ایجاد اعتبار برای سازمان شما، آنها میتوانند تبلیغات رایگان خوبی فراهم کنند.
- وقتی آگهی استخدام خود را در بخش نیازمندیها قرار میدهید، همیشه نوع رستوران و محل آن را ذکر کنید. این تبلیغ ارزان در بخش نیازمندیها به پخش خبر کمک خواهد کرد. بسیاری از افراد در صنعت رستوران نیز عاشق امتحان رستورانهای جدید هستند.
تماس اولیه با تأمینکنندگان (INITIALLY CONTACTING PURVEYOR AND SUPPLIERS)
شش تا هشت هفته قبل از تاریخ افتتاح برنامهریزیشده، با تمام تأمینکنندگان محلی تماس بگیرید و با نمایندگان فروش آنها ملاقات کنید. در صورت امکان، مدیران آشپزخانه و بار را نیز حاضر کنید. این شرکتها مواد اولیه رستوران را تأمین خواهند کرد. مطمئن شوید هر نماینده فروش درک کند که کیفیت محصولات برای شما بالاترین اولویت است. رقابت بین نمایندگان فروش و تأمینکنندگان شدید است. به هرکدام اطلاع دهید که همه شرکتها را بهطور مساوی در نظر میگیرید. هرگز خود را محدود به یک تأمینکننده نکنید. همیشه آماده باشید با نمایندگان جدید گفتوگو کنید. هنگام انتخاب تأمینکننده این نکات را در نظر بگیرید:
- کیفیت محصولات. چیزی جز درجه یک (A-1) نپذیرید.
- قابلیت اطمینان.
- روزهای تحویل. همه تحویلها باید در زمان مشخص انجام شوند.
- آیا فروشنده واقعاً به کسبوکار شما علاقهمند است؟
- آیا به محصولاتی که میفروشد باور دارد؟
- شرایط صورتحساب (بهره، اعتبار).
- آیا شرکت محلی است تا در شرایط اضطراری قابل دسترس باشد؟
از اولین جلسه با نماینده فروش باید دریافت کنید:
- فرمهای اعتبار برای پر کردن و بازگرداندن.
- فهرست محصولات یا کاتالوگهایی که تمام محصولات را شرح میدهند.
- مراجع رستورانهایی که در حال حاضر در منطقه خدمات میدهند. آنها را بررسی کنید!
باید فهرستی از محصولاتی که خریداری خواهید کرد به همراه برآورد میزان مصرف هفتگی هر مورد به آنها ارائه دهید. به نماینده فروش تأکید کنید که قیمت قطعاً یک نکته مهم است، اما تنها عامل انتخاب تأمینکننده نیست. نگرانیهای دیگر خود درباره استفاده از شرکتشان را بیان کنید. روشن کنید که قصد دارید قیمتها را در میان شرکتهای مختلف مقایسه کنید، اما به دلیل کاهش قیمت یکباره تأمینکننده را تغییر نخواهید داد. وفاداری برای نمایندگان فروش مهم است؛ آنها باید انتظار داشته باشند هر هفته سفارش شما را دریافت کنند، اما در عین حال بدانند که باید همیشه هوشیار باشند و کسبوکار شما را به دست آورند.
بیشتر شرکتها پس از خرید تعداد مشخصی جعبه، به رستورانها تخفیف ارائه میدهند. این نکته را هنگام مقایسه قیمتها و تأمینکنندگان در نظر داشته باشید. انتخاب یک تأمینکننده اغلب کاری دشوار است، با عوامل متغیر فراوان. این مسائل را در قالب تصویر کلی تجزیهوتحلیل کنید تا تصمیمات خرید شما بهطور پیوسته دقیقتر شود.
حقوق و دستمزد (PAYROLL)
پیش از تاریخ افتتاح، به کارکنانی نیاز خواهید داشت تا صندلیها را مونتاژ کنند، نقاشیهای جزئی انجام دهند، تابلوها را نصب کنند و هر کار لازم دیگری را انجام دهند. بسیاری از این کارکنان موقت ممکن است پس از افتتاح برای کارهای مختلف در رستوران بهکار گرفته شوند. ساعتزن باید قطعاً در این دوره استفاده شود تا کنترل بهتری برقرار گردد.
اضافهکاری باید با دقت کنترل شود و در صورت امکان از آن اجتناب گردد. مدیریت کارکنان و حقوق و دستمزد نیازمند سازماندهی زیاد بین وظایف و زمانبندیها خواهد بود.
بسیاری از این کارها خستهکننده و تکراری خواهند بود. این کارکنان را بهخوبی برای تلاشهایشان جبران کنید. دادن یک ناهار یا شام رایگان قدردانی خواهد شد. این نشانههای کوچک از سوی شما چندین برابر هزینه اندک خود بازگشت خواهند داشت.
در بیشتر رستورانها، حسابدار داخلی حقوق و دستمزد را محاسبه و آماده میکند. توصیه میکنم از نرمافزار Quickbooks یا Peachtree برای پردازش حقوق و دستمزد استفاده کنید. Quickbooks در بخشهای دیگر کسبوکار نیز بسیار مفید خواهد بود (وبسایت: www.quickbooks.com). Peachtree در www.peachtree.com در دسترس است.
ممکن است ترجیح دهید از یک سرویس رایانهای حقوق و دستمزد یا حسابدار خود استفاده کنید. همه شرکتهای خدمات حقوق و دستمزد بهطور مشابه عمل میکنند. حسابدار تعداد ساعات کاری هر کارمند را برای دوره پرداخت از روی کارتهای ساعت جمع میکند. این اطلاعات از طریق تلفن به شرکت رایانهای منتقل میشود، یا بخشی از خدمات آنها این است که اطلاعات را از دفتر شما دریافت کنند.
با استفاده از نرخ و تعداد ساعات کاری، رایانه دستمزد ناخالص، اضافهکاری، بیمه اجتماعی، مالیاتهای فدرال و ایالتی، کسورات متفرقه و مبلغ خالص چک را محاسبه میکند. بر اساس این اطلاعات، هر چک به همراه کوپن مربوط چاپ میشود. چکها بررسی شده و معمولاً ظرف ۲۴ ساعت بازگردانده میشوند.
چکهای حقوقی از یک حساب بانکی ویژه صادر میشوند که با بانک شما راهاندازی خواهد شد. این حساب امکان انتقال فقط وجوه مورد نیاز برای حقوق را بهعنوان یک اقدام ایمنی فراهم میکند. این سرویس همچنین گزارشی ارائه خواهد داد که مبالغ کسرشده از هر چک را نشان میدهد و به شما اجازه میدهد فرم IRS 941 («اظهارنامه مالیات فدرال سهماهه کارفرما») را آماده کنید. از اطلاعات موجود در فرم 941 برای محاسبه فرم جبران بیکاری سهماهه ایالتی خود استفاده کنید. سالانه این سرویس همچنین فرم W-2 را برای هر کارمندی که در طول سال دستمزد دریافت کرده است، آماده خواهد کرد.
خدمات عمومی (PUBLIC UTILITIES)
شرکتهای خدمات عمومی را از تاریخ افتتاح خود مطلع کنید. زمان کافی برای تکمیل آنها در نظر بگیرید. زمان ارزشمند خود را به دلیل متصلنشدن خدمات از دست ندهید. برخی از این شرکتها ممکن است پیش از ارائه خدمات، سپردهای درخواست کنند. هر شرکت و هر شهر سیاستهای متفاوتی دارد، بنابراین مطمئن شوید سیاستهای منطقه خود را بررسی کنید.
شرکت تلفن (PHONE COMPANY)
برای رزرو تلفنی رستوران حداقل به دو خط تلفن نیاز خواهید داشت. به خط فکس نیز توجه کنید. مشتریان خود را به دلیل مشغول بودن خط از دست ندهید. باید دو تلفن در دفتر، یک یا دو خط در ورودی، یک یا دو خط در بار و یک تلفن عمومی داشته باشید. تلفنهای ورودی و بار نباید امکان تماس راهدور داشته باشند تا از سوءاستفاده مشتریان و کارکنان جلوگیری شود. شمارههای اضطراری محلی را در کنار همه تلفنها قرار دهید.
به یک سیستم داخلی، رادیوی دستی یا سیستم پیجینگ در سراسر رستوران نیاز دارید تا بتوانید از موقعیت خود با بخشهای کلیدی صحبت کنید. با دفتر کسبوکار شرکت تلفن محلی درباره نیازهای خود و گزینههای آنها مشورت کنید. یک سیستم موسیقی/پیجینگ نیز در دسترس است؛ بخش مربوط به موسیقی را ببینید.
شرکتهای گاز و برق (GAS AND ELECTRIC COMPANIES)
تمام تجهیزات اصلی نیازمند اتصالاتی هستند که فقط توسط تکنسینهای آموزشدیده شرکت گاز یا برق یا نمایندگان مجاز قابل انجام است. باید هرچه زودتر با این تکنسینها تماس گرفته شود تا کار مورد نیاز ارزیابی شود. در بسیاری از موارد، آنها باید کار را چندین هفته قبل زمانبندی کنند.
بسیاری از شرکتهای گاز و برق قراردادهای خدماتی برای خرید ارائه میدهند. در صورت موجود بودن، اکیداً توصیه میشود آنها را خریداری کنید. تجهیزاتی که طبق مشخصات سازنده نگهداری میشوند عمر بیشتری دارند و کارآمدتر عمل میکنند. کالیبراسیون اجاقهای آشپزخانه باید در هر قرارداد خدماتی گنجانده شود. بسیار حیاتی است که تمام اجاقها دماهای واقعی را نشان دهند تا نتایج پختوپز ثابت باشد. بیشتر اجاقها نیازمند کالیبراسیون ماهانه هستند.
یک پوشه کلاسور تهیه کنید که شامل تمام اطلاعات و برنامههای نگهداری تجهیزات باشد. تمام گارانتیها، بروشورها، نقشههای فنی تجهیزات، دستورالعملهای کار، برنامههای نگهداری، فهرست قطعات، فرمهای سفارش، سوابق خدمات گذشته، شماره تلفن سازندگان و نموداری که نشان میدهد کدام فیوز هر دستگاه را کنترل میکند، باید در آن گنجانده شود. مطمئن شوید این دفترچه بهروز نگه داشته میشود. نیازهای تجهیزات خود را بشناسید و مطابق آن عمل کنید. کارکنان خود را در استفاده صحیح از تجهیزات آموزش دهید و تجهیزات برای سالها به رستوران خدمت خواهند کرد.
آب (WATER)
ترکیب آب در سراسر کشور متفاوت است. آبی که تحت تصفیه شیمیایی قرار گرفته باشد ممکن است سطح بالایی از کلر داشته باشد. آبی که مستقیماً از سفره آب زیرزمینی برداشت شده باشد، بسته به ترکیب زمینشناسی خاک منطقه، ممکن است شامل هر تعداد ماده معدنی باشد. انواع مختلف آب هنگام استفاده در آشپزی نتایج متفاوتی ایجاد میکنند.
ذرات شیمیایی موجود در آب میتوانند تأثیر منفی بر قهوه تازه دم، غذاها، دستورالعملها و کوکتلها داشته باشند. چندین شرکت دستگاههای تصفیهای را به بازار عرضه میکنند که مستقیماً به خطوط آب متصل میشوند. فیلترها فقط باید به خطوط آبی متصل شوند که برای آشامیدن و پختوپز استفاده میشوند. دستگاههای تصفیه معمولاً محفظههای لولهشکلی هستند که حاوی زغال یا کاغذ فیلتر ویژهاند. شرایط خاص خود را با اداره منابع طبیعی ایالت و نماینده فروش تأمینکننده قهوه خود در میان بگذارید.
